Achtung: Diese Informationen gelten derzeit ausschließlich für den Bereich Caparol Deutschland der PIM. Der Rollout auf andere Gesellschaften und Länder ist noch ein laufendes Projekt. Änderungen sind daher zu erwarten.

Zwischen dem PIM-System und dem SAP EH+S System der DAW Produktsicherheit wurde eine Schnittstelle geschaffen. Vom EHS zum PIM werden Sicherheitsdatenblätter, Nachhaltigkeitsdatenblätter und AMKs übertragen. Vom PIM zu EHS werden Technische Informationen übertragen.

Die Datenblätter werden als PDFs übertragen. Es findet ein täglicher Abgleich statt, d.h. das PIM-System erhält jeden Abend PDFs aus dem EH+S System die sich in den letzten 24 Stunden geändert haben und versucht diese den Produkten im PIM zuzuweisen.

Als Kriterium um ein Produkt in PIM und SAP EH+S zu identifizieren wird die SAP-Produkthierachienummer verwendet. Diese muss beim Produkt eingetragen sein, damit eine Zuweisung erfolgt. Achtung: Wird die Nummer nachträglich eingetragen findet keine automatische Abfrage statt, d.h. das PIM System erhält erst wieder ein neues Datenblatt, wenn es eine Aktualisierung der Inhalte gab.

Zur Pflege der SAP-Produkthierachienummer, siehe Screenshot. Falls Sie den „Stift“ zum Editieren nicht sehen, ist Ihre Berechtigung nicht ausreichend. Die Berechtigung sollte bei den zuständigen Produktmanagern gegeben sein.

Ist die Nummer korrekt gepflegt gibt es drei verschiedene Prozesse:

• Eine initiale (neue) Version eines Datenblatts kommt in PIM
• Eine neue Version mit kleinen Änderungen kommt in PIM
• Eine Version mit wesentlichen Änderungen kommt in PIM

Die initiale Version ist ein neues, bisher nicht in PIM bekanntes, Datenblatt. Die Versionssnummer ist hier unerheblich.

• Version kommt via FTP automatisch zu PIM
• Datenblatt erscheint in der EHS-Übersicht
• Mail mit Info an PM

• Datenblatt ist automatisch dem Produkt zugewiesen
• Datenblatt ist NICHT automatisch online für Web & App, PM muss dies manuell freischalten und in den Freigaben online stellen!

Eine kleine Änderung ist z.B. die Korrektur von Rechtschreibfehlern, o. Ä. In diesem Fall ändert sich die sog. Minor-Version also z.B. von 1.0 zu 1.1.

• Version kommt via FTP automatisch in PIM
• Alte Version des Datenblatts wird archiviert
• Mail mit Info an PM

• Datenblatt ist automatisch dem Produkt zugewiesen
• Wenn die alte Version des Datenblatts online war, ist die neue Version auch automatisch online bzw. wird als Version auch an Web & App ausgeliefert

Bei einer wesentlichen Änderung wurde der Inhalt maßgeblich verändert. In diesem Fall ändert sich die sog. Major-Version also z.B. von 1.1 zu 2.0.

• Version kommt via FTP automatisch in PIM
• Alte Version des Datenblatts wird archiviert
• Mail mit Freigabeaufforderung (Link) an PM. Da es sich um eine relevante Änderung handelt, muss die Version manuell freigegeben werden. Zusätzlich ist die Freigabe für den Admin auch unter Administration → EHS-Freigabeanforderungen möglich

• Findet keine manuelle Freigabe statt, wird das Dokument nach 27 Tagen automatisch freigegeben
• Datenblatt ist automatisch dem passenden Produkt zugewiesen
• Wenn die alte Version des Datenblatts online war, ist die neue Version auch automatisch online bzw. wird als Version auch an Web & App ausgeliefert