TIM Guideline

TIM ist die Abkürzung für „Technische Informationen Manager“. Alle Texte einer Technischen Information (TI) werden in einer Web-Anwendung gepflegt und mittels eines Workflow-Management-System erstellt, korrigiert und freigegeben.

In der Werkzeugleiste unter einer TI befindet sich das Bearbeiten-Symbol (Stift) für TIM.

Der Editor von TIM teilt sich in zwei Bereiche auf. Im linken Bereich werden die Kapitel und die dazugehörigen Texte in Reitern angeordnet. Im rechten Bereich befindet sich der Workflow-Manager, der für den aktuellen und alle abgeschlossenen Workflows eine Übersicht bietet.

Eine neue TI wird von der Produktseite aus im Reiter „TI“ angelegt. Dazu kann man entweder auf das TIM-Symbol einer vorhandenen TI klicken, die noch nicht über TIM erstellt wurde, oder man erstellt eine neue TI über den Link „Create new TI“.

Bei einer Neuanlage einer TI erscheint ein Dialog, indem man die Sprache und den Dateinamen wählen kann. Das Land ergibt sich aus dem Produkt.

Sowohl bei der Neuanlage als auch beim Übernehmen einer „alten“ TI in TIM stehen drei Alternativen zur Verfügung:

1. Übersetzungsvorlage auswählen

Aus den bestehenden TIs kann eine Vorlage (Übersetzungsvorlage) aus dem Bestand gewählt werden. Dabei werden alle Texte der Vorlage in die neue TI übernommen. Außerdem stehen die Originaltexte der Vorlage immer zur Übersetzung zur Verfügung.

2. Kopie erstellen

Eine vorhandene TI kann dupliziert werden, indem alle Texte und Bildverwendungen kopiert werden. Eine Verbindung zum Original wie im vorherigen Fall findet nicht statt.

3.Template wählen

Bei einer Neuerstellung bietet sich an, mit einer komplett leeren TI zu beginnen. Anhand des Templates werden die benötigten Textfelder vorgegeben, die mit Inhalt gefüllt werden können.

Zur Bearbeitung einer TI wird ein Workflow gestartet, der als Empfehlung vordefiniert ist. Man kann jedoch einzelne Aufgaben abwählen und während der Bearbeitung weitere Aufgaben bzw. Bearbeiter hinzufügen.

Der jeweilige Bearbeiter muss den Beginn einer Aufgabe bestätigen.

Eine Aufgabe kann jederzeit an einen anderen Bearbeiter weitergeleitet d. h. übergeben werden.

Auf der Startseite werden die aktuellen Aufgaben, die man bearbeiten soll, aufgelistet. Man kann die PDF-Vorschau (Lupen-Symbol), die Textfelder (Auge-Symbol) einsehen oder die Aufgabe im TIM-Editor bearbeiten.

Sind alle nötigen Felder bearbeitet und die TI per PDF-Vorschau geprüft, kann die Aufgabe beendet und an den folgenden Bearbeiter übergeben werden. Dazu ist es möglich, einen Kommentar abzugeben.

Freigeber und Administratoren können einen Workflow jederzeit abbrechen, also komplett beenden. Dabei werden alle offenen Aufgaben beendet und der Workflow archiviert.

An letzter Stelle des Workflows muss der Freigeber die TI freigeben. Dazu gibt es noch drei Optionen, die das sogenannte „Finishing“ betreffen:

Im ersten Fall ist die TI so in Ordnung und kann am angegeben Online-Datum in PIM freigeschaltet werden.

Im zweiten Fall ist die TI nach kleinen Korrekturen freigegeben, d. h. sie wird nach dem Finishing bei data-graphis „online“ geschaltet.

Informationen, was beim TIM-Finishing geprüft wird, finden Sie hier:

Im dritten Fall wird die korrigierte TI nochmals dem Freigeber zur Freigabe übergeben, dem dann wieder alle drei Alternativen zur Auswahl stehen.

Über das Auge-Symbol kann jederzeit für jede TI die bisherige Bearbeitung eingesehen werden. Dazu klickt man auf „Workflow-Archiv“, so dass eine Liste mit allen bisherigen Workflows in chronologischer Folge erscheint.

Alle Arbeitsschritte und Kommentare des Workflows werden hier dokumentiert.

Möchten Sie einen Störer und / oder Freitext auf der TI platziert haben, können Sie dies hier machen. Der Störer und / oder Freitext wird im TI-Kopf dargestellt.

Falls ein Produktbild für das jeweilige Land zur Verfügung steht, sollte es ausgetauscht werden. Dazu klickt man erst auf das vorhandene Bild, um es aus der TI zu entfernen. Dann öffnet man den Bereich „Produktbild wählen“, um eine Liste passender Produktbilder zu erhalten. Mit einem Klick auf das Bild wird es der TI zugewiesen.

Achtung: Es darf nur ein Produktbild ausgewählt werden. Auch wenn es möglich ist zwei Bilder zu wählen, werden diese im PDF übereinander gelegt. Falls es für eine TI mehrere Bilder gibt, müssen diese in einem Bild kombiniert und dem jeweiligen Produkt zugeordnet werden.

Im linken Bereich „Logo wählen“ kann man über ein Suchfeld das entsprechende Logo suchen, z. B. „ColorExpress“. Ein Klick auf das Bild fügt es in die Liste der Logos hinzu.

Die Reihenfolge der Logos kann per „Drag-and-Drop“ geändert werden. Ein Klick auf das kleine rote Kreuz entfernt das Logo aus der Liste.

Achtung: Abhängig von der Breite der Logos passen nur ca. 5 Logos in die TI. Bitte prüfen Sie dies, indem Sie die Vorschau aufrufen.

Textauszeichnungen

Zur Bearbeitung der Textfelder klickt man auf die Feldbeschreibung. Es öffnet sich der Text-Editor, der der Eingabe und Änderung der Texte dient.

Der Text-Editor bietet viele Möglichkeiten den Text zu bearbeiten. Dazu zählen Textauszeichnungen wie halbfett (bold), kursiv (italic) und unterstreichen (underline), sowie das Hoch- und Tiefstellen von Text. Textstellen können außerdem eingefärbt werden. Dazu stehen aber nur vorgegebene Farben im Menü zur Verfügung.

Tabellenvorlagen

Für mehrfach benutzte Tabellen existieren Vorlagen, die Sie in den Text einfügen können.

Dadurch erspart man sich den aufwändigen Aufbau einer Tabelle, indem man einfach die Texte ändert …

… und Zeilen sowie Spalten hinzufügt oder entfernt.

Tabellenbreite

Die Breiten der Tabellen sollten den Vorgaben aus dem Breite-Menü entsprechen, um ein einheitliches Bild der TI zu wahren.

Vollbildmodus & Seitenumbrüche

Einige Textfelder enthalten sehr viel Text, der in der Standard-Ansicht nicht einfach zu bearbeiten ist. Hier bietet sich an, den Vollbildmodus zu verwenden, indem das gesamte Browser-Fenster zur Bearbeitung des Textes zur Verfügung steht.

Im Vollbildmodus lassen sich zudem Seitenumbrüche besser einfügen.